Sélectionner une page

Ton projet associatif ou ton projet d’entreprise se développe, tu croules sous les tâches… Il est temps d’acquérir de la force vive et d’agrandir ton équipe ! Mais intégrer de nouveaux collaborateurs est plus facile à dire qu’à faire. Il faut trouver les bonnes personnes, les faire monter en compétences, apprendre à déléguer, mettre en place les outils de collaboration… Autant d’enjeux qu’il faut anticiper pour que tout se passe bien.

Comment faire pour rester efficace tout en transmettant tous les savoirs et savoir-faire nécessaires aux nouveaux arrivants ? La clé est le temps : il faut être prêt à en investir pour que l’arrivée de cette nouvelle personne devienne un atout pour l’organisation et non une charge.

 

 

Comme souvent, le mieux est de se placer du point de vue du nouvel arrivant : au départ, son objectif est de comprendre le fonctionnement de la structure, de se sentir accueilli et de comprendre ce que l’on attend de lui !

Voici trois points fondamentaux pour assurer une bonne intégration dans l’organisation :

 

 

1. Définir la mission

Arriver dans une nouvelle organisation, surtout lorsque celle-ci est en croissance ou en cours de définition, donne toujours un peu le vertige. Pour donner une base stable au stagiaire, bénévole ou salarié, il est indispensable de définir les objectifs et les moyens mis en oeuvre.

Cela permet :

  • d’offrir un bon environnement de travail, ce qui augmente ses chances de réaliser ses objectifs !
  • au nouvel arrivant de facilement évaluer ses compétences et ce qu’il apporte
  • dans le cas d’une mission, de fixer un cadre pour que le bénévole ou le stagiaire puisse, par la suite, plus facilement faire valoir ses compétences
  • d’avoir des critères concrets d’évaluation de l’exécution de la mission et donc d’éviter l’impression de harcèlement moral qu’une définition floue des objectifs et des moyens d’action pourraient entraîner.

Définir les objectifs et les moyens à mettre en oeuvre va prendre du temps la première fois, mais plus le temps passera, plus ce travail deviendra simple. Tu peux te créer une fiche d’objectifs qui te servira à mener ton entretien et à valider ses réussites à la fin de la mission.

 

2. Assurer un accès facile aux informations-clés

Rappelons-nous qu’au départ, le nouvel arrivant ne sait rien ou presque rien de la structure. Or si tout le savoir est conservé dans ta mémoire ou dans celle des collaborateurs, il va falloir de nombreuses heures pour l’en extraire!

D’où l’importance de préparer une base de connaissances communes à laquelle les “nouveaux” ont accès dès leur arrivée. Plusieurs outils permettent cela, notamment Trello (comme l’expliquent nos partenaires de Capsens dans cet article), mais aussi Evernote ou encore quelques fiches bien structurées.

Cette base de connaissance doit notamment inclure deux parties importantes :

  • Les pratiques et processus quotidiens liés à la structure : comptabilité, organisation du bureau, etc. Ce sont généralement les plus simples, mais aussi celles que l’on répète le plus, alors autant les exprimer clairement dès le départ!
  • Les personnes-ressources auxquelles on peut s’adresser pour avoir plus d’informations. Cela évitera le téléphone arabe et facilitera l’accès aux informations.

Enfin, cette base de connaissance doit être en constante évolution! Il est important que le nouvel arrivant puisse aussi l’enrichir au-fur-et-à-mesure de sa mission, un regard extérieur étant toujours très bénéfique! Oh, joies de l’open source

 

3. Structurer le suivi

Au-delà des premiers jours, il faut être en mesure d’anticiper le moindre problème et de suivre l’évolution de la mission. D’où l’importance de structurer le suivi du nouvel arrivant, avec :

  • Des points réguliers : entre 15 et 30 minutes par mois, de façon très ouverte et en s’extrayant des problématiques urgentes. Ces points peuvent être préparés par le stagiaire en répondant à des questions comme “Qu’ai-je appris ? aujourd’hui ? cette semaine ? au cours des trois derniers mois ?”, “Quelles difficultés ai-je rencontrées ? Comment les ai-je surmontées ?” ou encore “Quelles compétences/savoir-faire ai-je mis en œuvre pour réaliser mes missions ?”.
    Il peut également rédiger un journal de bord, par exemple en suivant l’excellent guide d’OpenClassrooms.
  • Une disponibilité « régulée » : il est important que tu sois disponible pour le stagiaire ou bénévole, mais pas trop pour éviter d’être inondé(e). Pour trouver le bon équilibre, il n’y a pas de recette miracle, mais quelques bonnes pratiques, par exemple demander au nouveau collaborateur de ne jamais venir avec une question sans proposition de réponse. Ou encore, de proposer un “délai de réponse” de 24h ou 48h, ce qui évite de se retrouver bloqué et permet de s’organiser;

 

Tu l’auras compris : assurer une bonne intégration des collaborateurs implique d’investir du temps, que ce soit pour définir la mission, offrir un accès facile aux informations-clés ou suivre l’évolution du nouvel arrivant.

Mais cela vaut le coup ! S’organiser en amont sur ces quelques points permet de créer des équipes soudées, efficaces et autonomes… et de faire grandir ton projet.

 

Nous espérons que cet article t’aidera, n’hésite pas à partager tes expériences de rendez-vous commerciaux dans les commentaires!